渡さない情報を、
先に決めておく。

便利な場面ほど、情報が近い。

文章の整理、日程の相談、問い合わせの分類。日常の作業を説明するとき、顧客名、住所、予約番号、健康情報、認証情報などをそのまま含めたくなることがあります。便利さが高い場面ほど、入力前に一度止まる時間が必要です。

具体的な個人情報を使わず、「顧客A」「予定X」のように置き換えられる場合は、先に抽象化します。サービスの利用規約や組織のルールがある場合は、それを優先します。

三つの箱に分けてみる。

入力する情報を、公開してよいもの、組織内で扱うもの、外部サービスに渡してはいけないものに分けます。境界はサービスごとに異なるため、一度決めたら終わりではなく、設定や規約が変わったときに見直します。

• 公開：一般的なテーマ、匿名化した例、公開済みの情報。
• 確認：社内資料、契約条件、チームで範囲を決める内容。
• 入力しない：認証情報、不要な個人情報、未公開の機密。

最後の判断を、人の場所に戻す。

AIは文章を整えたり、候補を並べたりできます。しかし、誰かに影響する決定や、責任が発生する承認を自動的に任せることは別の問題です。人が確認する場所、差し戻す方法、困ったときに相談する相手を、先に決めておきます。